在会议活动策划时应该怎么做,需要注意的5个点你都知道吗

作者:admin 发布日期:2020/4/7 关注次数: 二维码分享

会议活动有很多种,不同的形式有不同的策划方式,当然在我们的职场工作中,我们会遇见各种各样的会议,每次给人的感觉也都不相同,那么在策划的时候应该怎么做,需要注意什么问题呢,今天西安会议活动策划人员就带大家了解了解。

西安会议活动策划

一、与领导沟通了解会议目的

策划之前的沟通是必不可少的工作,了解领导举行会议的目的,确定整个会议策划的大方向,方案要体现出主办方的意图,否则完全是无用功。比如要沟通好会议的主题是什么?多大规模?请哪些领导来?议程是什么?有什么特别交代的事项?

二、草拟初步方案,与领导确认

沟通之后应该将初步的方案拟写出来,交给领导来审核。因为在沟通过程中,有可能出现理解偏差的情况,把方案写到纸上,能够及时纠正,避免走偏。同时,如果领导需要修改,或者有新的想法,也可以及时加上去。

三、细化方案

初步方案确认后,就要来细化每一个环节了,这一步骤是很重要的一步。可按照会前、会中、会后的思路来安排好每一个步骤。

1、会前准备:会议通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、会议签到、会议材料发放等等。

会前准备工作量较大,会场的安排比较讲究,根据不同的会议来布置现场,同时也要考虑作为安排等等。诸如会议通知、签到的事项,可以借助会议助手软件来协助,大大减少工作量。

比如企微云会议助手可以在微信/企业微信推送会议通知给参会人员;在现场可实现大屏幕签到、定位签到、微信扫一扫,每个参会人的头像都可以上3D签到墙,增强互动感,并且自动统计参会情况,及时了解会议详情。

2、会中:物料配合、人员配合

会议每一个环节需要什么物质材料配合?工作人员在每一环节应做什么?都需要策划到位。
比如会议中有现场抽奖的环节,那是用转盘来抽奖?还是可以用会议助手软件来投放到大屏幕抽奖,人人可参与到弹幕互动?

3、会后:会议纪要、总结、宣传报道

会议结束后需不需要进行宣传报道?如果需要就要准备照片和宣传稿。会议纪要可以通过会议助手在企业微信发布,方便与会人员及时查阅,如有修改意见也可以在评论区提出。

会议活动策划

四、合理分配工作

执行中很有可能出乱子,要懂得与同事分工合作,千万别一个人把全部活揽下来。如果真有什么特殊情况,到了紧要关头往往都是顾得了头顾不了尾了,因此分工合作是必需的,多一个人分担处理当然会更靠谱。

五、主办人公布策划方案并宣布分工

策划方案确认完成后,由领导来公布并分配工作,这一点很重要,毕竟自己没有分工权力,同事不一定能全力执行。由领导出马,那就变成了自己分内的工作,这是不一样的性质。

完成了以上的策划工作,那么执行下去就会事半功倍。当然,在执行过程中会遇到各种各样的情况,这时就需要及时调整,灵活处理啦!

今天西安会议活动策划人员关于在策划时应该怎么做应该注意的几个点就给大家介绍到这里,大家如果还有什么疑问欢迎致电我们。

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